プロから学んだ無駄な会議時間を効率化する5つのテクニック

前田鎌利(まえだかまり)さんというお方の講演会に参加しました。

元はソフトバンクで働いており、孫正義社長への事業提案、プレゼン資料作成に携わったお方で、現在は独立してお仕事をしています。

この方の講演が僕自身、とても参考になりましたので、少しだけ紹介しようと思います。

 

1日の会議時間はこんなに多い

勤務時間の中で「会議時間」がどれだけ使われているかご存じでしょうか?

大体勤務時間の20~40%程が会議に当てられている時間だといわれています。

1日のうちに1.5時間~3時間も会議をしているということになりますね。

 

そんな多くの時間を使っているのにも関わらず、会議時間がなかなか減らずに困っている方も多いのではと思います。

僕の職場でも言えることですが、みなさんの職場でもまだまだ改善できる余地があると思います。

 

会議時間が長いとどうなるかの

・居眠りをしてしまう。

・普段の業務が完了せず残業が発生する。

・他の仕事を始めてしまう人がでてくる。

 

みなさんも経験したことがありますよね?

業務時間のうち、会議の時間ってバカにならないのでどうにかして短縮したいという思いは共通でしょう。

ではどうやって短縮すればよいのでしょうか。

 

会議を効率的に行うための5つのポイント

会議を開催しても意思決定ができなければ意味がありません。

つまり「ダラダラ会議」をどれだけ「決断会議」に近づけることができるかがポイントになってきます。

 

1.目的を明確にする。

ゴールを明確にすることで脱線することを防ぐことができます。

アイデアを出したい、方向性を決めたい、提案したい、などといった目的はしっかり決めておきましょう。

 

2.出席者を絞る。

会議を行ったにもかからわず決断まで行えなければ会議の意味がありません。参加メンバーには意思決定者を必ず含みましょう。

また、出来るだけ不必要なメンバーを除き、伝達スピードを落とさないようにしましょう。
 

3.あらかじめメールなどで内容を伝えておく。

会議の場で内容を一から説明していては、これだけで時間をとられてしまいます。

話し合いに必要な情報共有は、あらかじめメールなどで伝えておくと良いです。

また、どのような議論をしたいのか、伝えておきましょう。

特にアイデア(案出し)会議は事前に案を考えてきてもらうと良いですね。

 

4.会議時間を30分に設定する。

初めから会議時間を長く設定しているとメリハリがつかずダラダラとした会議になりがちです。

一つの例ですが、30分のうち、説明5分、質疑応答5分、話し合い10分、決断10分というように決めておきましょう。

 

5.進行役を決める。

アジェンダ通りに進行役が時間を区切り、ダラダラ会議を防ぎましょう。

まとめ

会議を効率的に行うための5つのポイント

1.目的を明確にする。
2.出席者を絞る。
3.あらかじめメールなどで内容を伝えておく。
4.会議時間を30分に設定する。
5.進行役を決める。

会議での話し合いは最小限にできるよう、事前に資料を配布して会議の内容を知らせておくことが有効ですね。

せっかく忙しい中集まったのですから「決断会議」にすることを心掛けてください。

 

オススメの本

僕自身とても参考になりました。

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